ビジネス文書は、読まないで済むほうがいい

書く技術・伝える技術

社内での情報発信に課題を感じて、この本を読みました。

要点は以下です。

ビジネス文書は、読まないで読むほうがいい、というのは、一番なるほどなと思ったことです。

ビジネス文書は、娯楽のための文書とは違います。楽しみが目的ではなく、情報を効率よく伝えることが目的の文書です。

情報伝達という目的を効率良く満たすには、できるだけ読まないで済むほうがいいです。そのため、効率よく読み飛ばせるように書くとよいです。

まず要点を書き、詳細を付け足す、というのが、効率よく読み飛ばすテクニックです。

冒頭だけを読んでも理解ができます。必要であれば詳細まで読めるようにします。

文書全体でも、個々のパラグラフでも、この構成にします。これによって、読み手の判断で、文書全体を読み飛ばすことも、個々のパラグラフだけを読み飛ばすこともできます。

もうひとつのテクニックは、メンタルモデルに沿って書く、ということです。

読み手は、文書の構成をイメージしながら読んでいます。そのため、その構成から外れた文書が展開されると、理解ができなくなります。理解ができないと、読み直す必要が出てきて、効率が悪くなります。

そのため、文書の構成を正しくイメージさせ、それに沿って展開することが効果的です。この文書の構成のイメージをメンタルモデルと言います。

メンタルモデルを作り、それに沿って文書を展開することで、一読で理解しやすい文書になります。