僕が辿り着いたタスク管理の答え Asana

タスク管理することがタスクになっていませんか?

Asanaは僕の考える理想的なタスク管理システムを提供してくれました。

http://asana.com/

僕はタスク管理にテキストファイルを使っていた

開発を始めるときは、まずテキストファイルを開いて、「何を作らなければならないか」を書き出していました。必要な作業を細分化し、優先順位を適当につけて並べ替え、後は順番にこなしていって、終わったものには印をつけていました。

「何をやらなければならないか」を可視化したいけれど、あまりそれに時間をかけたくない。

何をやるかを書きだすのに時間をかけすぎるくらいなら、直接コードを書いてしまった方が早いからです。そのためにテキストファイルは最適でした。

チーム開発することになってGoogle Docsを使うことにした

チームで開発することになりました。自分にしか見えない「テキストファイル管理法」は早くも破綻です。そこで、これをテキストファイルではなく、Google Docsにておこなうようにしました。

これで僕が何をやろうとしているか、何をやったかを、皆が見えるようになりました。もちろん必要であれば、書き足すこともできました。

チームで開発すると言っても、当時はプログラムを書くのは僕ひとりだったので、これで全く問題ありませんでした。

開発人員が増えたのでRedmineを使ってみた

開発メンバーが増えたので、Redmineでタスク管理をしてみることにしました。

しかしながら、すぐに挫折しました。ひとつのタスクを入力するのに、手間が多すぎました。誰がやるか、何をやるか、いつまでにやるか、どのプロジェクトのタスクか、優先度はどうか、進捗は・・・?細かいタスクに対して、これらを入力するのはあまりに手間が大きかったので、必然的にタスクを大きく区切ることにしました。そうすると今度は細かいタスクの管理が難しくなりました。

辿り着いた答えがAsanaだった

Asanaは、最高にシンプルで、全く無駄のないタスク管理ができます。

やるべきことを適当に細分化して、とりあえずガンガン追加していきます。実装することが確定した時点で、それをやるのにぴったりの人にアサインしていきます。あとは、終わったものから、クリック一発の完了マークをつけていってもらっています。

自分がタスクをこなす番になったら、まずは自分のタスク一覧を開きます。他の人が入れたものも含めて自分にアサインされているものが一覧になります。ざっと見たら、ドラッグアンドドロップで優先順位をつけて並べ替えます。あとは上から順にこなして、終わったものからチェックをつけていくだけ。

簡単に使い方の紹介

グループにメンバーを入れる

グループを作成することができます。グループに人を招待すれば招待されたメンバーは、その全てのタスクを閲覧できるようになります。僕たちは、会社全体でひとつのグループを作成しました。(ついでに僕は個人的なTODOを管理するために、自分だけが見えるグループを作成して、牛乳を買う、とか入れています)

グループ内にプロジェクトを作る

グループ内にはプロジェクトを作成することができます。社内のチームごとに、iOS、Android、インフラ、プロモーション・・・などと分類しています。

タスクを入れる

プロジェクト内には、タスクをどんどん入れていくことができます。タスクは基本的に1行のテキストです。したがって、タスクの入力はものの数秒です。

他の人に仕事をお願いする。

誰かにその仕事を課す時は、その人の名前を入力します。数文字入れれば選択候補が出るので決して大変な作業ではありません。自分に課す時はボタンを1回クリックするだけです。アサインすると相手にメールが送られます。

期限などを課すこともできますが、僕はそこまではしていません。自分で自分の仕事に期限を設定しているメンバーもいます。

タスクに関する詳細を添えたり、話し合ったりする

タスクに関する詳細は、コメントとして記述することができます。またファイルを添付することなどもできます。タスクを1行で入力して置いておくと、「こうやって実装したら良いんじゃない?」と提案をしてくれるメンバーもいます。

単純にタスク管理という仕事がしたくない

「これやってください」「これやりました」のコミュニケーションのために、丸一日使ってタスクを入力したりする作業は僕が最も嫌いな類の仕事でした。そういうわけで、僕はテキストファイルでタスク管理をしていたのですが、Asanaには、それと同じくらいシンプルで十分な管理機能があります。

全力でおすすめしたいので、最後にもう一度リンク貼っておきます。

http://asana.com/

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